مرکز مشاوره خدمات مدیریت

روشهای ساخت یافته تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای  اطلاعاتی

 در بسیار از محله های هر شهر دیده می شود که جمعی از اهالی محل گرد هم می آیند و صندوقی

را تشکیل می دهند  به نام صندوق قرض الحسنه و هیئت مدیره ای  برای آن  انتخاب می کنند و با هزینه اولیه  که خود اهالی متقبل آن  می شوند ابزار و وسایل لازم (دفتر ثبت و مهر و.. است)را تهیه می کنند. هر یک از اعضا مبلغی معینی را که از سوی هیئت مدیره اعلام می شود و در اساسنامه صندوق هم  ذکر شده است باید در زمانی مشخص به ریاست صندوق تحویل داده تا در دفتر صندوق و دفترچه هر یک از اعضا ثبت شود. از آنجا که کامپیوتر نقش بسیار مهمی را در هر سیستمی ایفا می کند و نگهداری و هزینه آن به صرفه تر است بر آن شدم تا با تجزیه و تحلیل سیستم قرض الحسنه وحدت کوی سرشار که در محله خودمان در جریان است مشکلات آن را به حداقل برسانم و با توجه به اینکه بنده یکی از اعضای صندوق هستم و علاوه بر آن مسئول امور بانکی نیز می باشم و نقل و انتقالات وجه را از صندوق به حساب جاری و ...انجام می دهم به طور کامل با این سیستم آشنا هستم. لذا برای جمع آوری اطلاعات سیستم خود منبعی مناسبی بودم و همین طور در بعضی از موارد که مربوط به وظایف ریاست صندوق است از وی سوالهایی به عمل آمد.نکته قابل ذکر در مورد جمع آوری اطلاعات که لازم می دانم آن را بیان کنم این است که ریاست این سیستم بر عهده پدرم می باشد و به واضح بیانگر این مطلب است که حداکثر تلاش خود را برای به حداقل رساندن مشکلات این سیستم کرده ام. اما با تلاشی که جهت تدوین این پروژه به عمل آمده است اعتراف می کنم که این اثر نیز ممکن است دارای کاستی های باشد لذا از کلیه  مدیران و استفاده کنندگان انتظار می رود منت گذاشته و با راهنمایی ها و مساعدت های خویش بنده را در این امر مهم رهنمون باشند.

 با توجه به اینکه سود این صندوق نسبت به بانکهای دولتی و خصوصی بسیار ناچیز است و به طور معمول سود آن از 5% تجاوز نمی کند و آن هم صرف زیبایی محل از جمله و رنگ آمیزی یک رنگ دیوارهای محل و نصب سطل زباله در کنار هر درب و... می باشد.

 برای پذیرش عضو در این صندوق هیچ محدودیت سنی ای وجود ندارد و برای  بستن حساب در هر زمان هیچ مانعی وجود ندارد.اگر بعد از چند سال عضو جدیدی بخواهد در صندوق ثبت نام نماید باید مبلغ ماهیانه ای را که از زمان تشکیل صندوق اعلام شده و همگان در هر ماه آن را پرداخت می کردند را تا تاریخ همان روز یکجا واریز کند زیرا سرمایه برای پرداخت وام از همین طریق تامین می شود.و همه مبلغی یکسان در حسابهای خود دارند.مبلغی را که هر عضو باید در هر ماه بپردازد 1200 تومان است که 1000 تومان آن مربوط به سرمایه وام است که به اعضا داده می شود و 200 تومان باقیمانده برای زیبایی محل که در بالا ذکر شده دریافت می شود.وام در این صندوق به دو صورت اقساط و سه ماه است. کسانی که وام به آنها تعلق گرفته است باید در هر ماه مبلغ قسط را بعلاوه 1200 تومان مشخص شده پرداخت کنند و اگر عضوی بخواهد حساب خود را ببند با یک درخواست میتواند تمام پولی را که از ابتدا پرداخت کرده است دریافت کند.این صندوق دارای چهار نفر هیئت مدیره است که از سوی اعضای محل انتخاب می شوند که همه آنها از مسئولین بانکهای کشور هستند و یک رئیس صندوق از بین اعضای هیئت مدیره انتخاب می شود. همچنین یک نفر به عنوان مسئول امور بانکی هم در این صندوق وجود دارد که کارهای نقل و انتقالات بانکی را انجام می دهد.

در مرحله بعد باید چارت سازمانی این صندوق به نمایش در آید.

سپس باید اهداف، ماموریتها و ...را مشخص نمود

هدف از تاسیس این صندوق رفع قسمت کوچکی از نیازهای خانواده های محل است  و از آنجایی که مراحل دریافت وام بر خلاف بانک ها بسیار راحت و بی دغدغه است لذا متقاضی های  زیادی برای عضویت دارد به طوری که خانواده ها برای کودکان و خردسالان خود نیز حساب باز می کنند و از امتیاز آنها استفاده می کنند.یکی دیگر از مزیت های این صندوق سود 5% آن و پرداخت وام به صورت اقساط 20 ماهه است.

ماموریتهای سیستم

شناسایی افراد نیازمند در محل و اعطای وام با شرایطی متفاوت و آسانتر نسبت به بقیه اعضا و همین طور تهیه اسباب رفاه و آسایش ساکنان محل از جمله نظافت و پاکیزگی و نصب سطل زباله در کنار درب منازل و رنگ آمیزی دیوار ها به صورت یک رنگ از جمله ماموریتهای صندوق است.

محدوده سیستم

این سیستم فقط در بین اهالی محل قابل اجرا است و هیچ شخصی خارج از محل نمی تواند به عنوان عضو جدید وارد صندوق شود زیرا هدف از طراحی صندوق رفاه و آسایش ساکنان محل است. صندوق مورد نظر فقط با نزدیک ترین بانک برای نقل و انتقالات حسابها و پرداخت ها  ارتباط دارد.

نیاز های سیستم

این سیستم نیاز به یک دستگاه کامپیوتر خانگی با حداقل پردازشگر ٬ گرافیک و حافظه اصلی یک میز کامپیوتر و یک مودم برای اتصال به اینترنت و بررسی حسابها از طریق سایت بانکی که حسابهای صندوق در آن باز شده است و این  نرم افزار بر روی سیستم عامل های 98 و ایکس پی قابل اجرا است.

صندوق قرض الحسنه در یک نگاه:

1-   هیئت مدیره صندوق

2-   ریاست صندوق

3-   مامور امور بانکی

4-   افتتاح حساب

5-   ثبت اقساط و مبلغ های ماهیانه

6-   نحوه پرداخت وام

7-   بانک ملت

8-   نیاز های محل

هیئت مدیره

در ابتدای تشکیل این صندوق چهار نفر از بزرگان محل به عنوان هئیت مدیره با رای اهالی انتخاب می شوند و آنها از بین خودشان یک نفر را به عنوان رئیس صندوق انتخاب می کنند.

تمامی کارهای مربوط به اعضا از جمله افتتاح حساب،اعطای وام و... به عهده رئیس صندوق می باشد و بقیه افراد هیئت مدیره در این کارها نقشی ندارند و فقط زمانی که اعضا بخواهند وام دریافت کنند باید دو نفر از اعضای هیئت مدیره برگه متقاضی را ا مضا کنند تا مراحل بعدی اعطای وام انجام شود و همین طور برای برداشت پول از حساب جاری باید دو امضا از چهار امضا اعضای هیئت مدیره در چک درج شده باشد زیرا آن حسابها به نامهای اعضای هیئت مدیره افتتاح شده است و طبق اساسنامه صندوق برداشت با دو امضا قابل اجرا است که بانک هم از این موضوع مطلع و ملزم به رعایت آن است.

ریاست صندوق

تمام امور صندوق به وسیله ریاست هدایت و کنترل می شود و به این صورت است که اگر کسی بخواهد افتتاح حساب ، تقاضای وام و یا هر کاری که به صندوق ارتباط داشته باشد باید به رئیس مراجعه کند.رئیس به تنهایی نمی تواند تصمیمی را بدون اطلاع اعضای هیئت مدیره اتخاذ کند و فقط در چارچوب معین شده خودش می تواند اعمال کند.

برای اطلاعات بیشتر قسمتی از وظایف آن را در زیر توضیح داده خواهد شد.

زمانی که مشتری یا اعضا بخواهند وام دریافت کنند باید تقاضای خود به صورت کتبی اعلام کنند و به رئیس تحویل بدهند و رئیس با بررسی حساب وی که این خود شامل بدهکار نبودن آن عضو در ماههای گذشته یا عقب ماندگی مبلغ ماهیانه می باشد موافقت یا مخالفت خود را اعلام        می کند.قابل ذکر است که چون این سیستم معمولا در محله های کوچک اجرا می شود قوانین آن مانند بانکها سخت و وقت گیر نیست.منظور از سخت و وقت گیر بودن این است که اگر مشتری بخواهد وام دریافت کنند ابتدا به صورت شفاهی به رئیس اعلام می کند و رئیس موافقت یا مخالفت خود را بنا به دلایل فوق اعلام می کند و پس از موافقت عضو تقاضای خود را به صورت کتبی و یک چک به مبلغ وام به رئیس می دهد تا اقدامات بعدی انجام پذیرد.

بعد از تحویل تقاضا رئیس چکی را که باید به مشتری داده شود تا طی آن چک وام خود را از بانک دریافت کند به نزد یک از اعضای هیئت مدیره برده تا امضا دوم درج شود و بعد از آن چک به عضو تحویل داده خواهد شد.

از دیگر وظایف رئیس افتتاح حساب عضو ،بررسی نیاز های محل مثل رنگ آمیزی دیوارها نصب سطل زباله در کنار درب هر منزل و نصب پارچه در درب منازل اعضا به مناسبت تبریک سفرهای زیارتی و فوت است.

مامور امور بانکی

وظیفه مامور امور بانکی آن گرفتن امضا از اعضای هیئت مدیره و جابجایی پول از حساب کوتاه مدت به حساب جاری برای برداشت پول توسط مشتری یا طرف قرار داد که در قسمت های بعدی به آن خواهم پرداخت.

افتتاح حساب

افتتاح حساب هیچ محدوده سنی ندارد و حتی کودکان هم می توانند در این صندوق حساب باز کنند و وام دریافت کنند که در این صورت چکی که بابت ضمانت همراه با تقاضا توسط یکی از والدین داده می شود.

 ثبت اقساط و مبلغ های ماهیانه

هر یک از اعضا مبلغی را هر ماه به رئیس تحویل می دهند که این مبلغ به عنوان سرمایه اعضا و صندوق است زیرا از این موجودی به افراد وام داده می شود و این پرداخت ها علاوه بر  دفترچه هر یک از آنها در دفتر کل هم ثبت می شود.

هدف از طراحی این سیستم آن است که اطلاعات اعضا و ثبت وامها و دیگر کارهایی که به صورت دستی انجام می شدند به صورت کامپیوتری تبدیل شود زیرا کار با آن آسانتر و نگهداری آن ساده تر و کم هزینه تر است.

نحوه پرداخت وام

دو نوع وام در اساسنامه این صندوق مشخص شده است که یکی وام اقساطی و دیگری وام      سه ماه است. هر عضو یا هر در هر بار فقط 1.500.000 هزار ریال می تواند وام دریافت کند و پس از برگشت وام دوباره می تواند به همان مبلغ تقاضای وام کند. وام سه ماهه به این صورت است که بدهکار  وام را باید در عرض سه ماه به صندوق برگرداند. لازم به ذکر است که سود این وام ها 5.5000 ریال است و این سود به عنوان سرمایه صندوق در نظر گرفته می شود.

 بانک ملت

صندوق دوحساب در بانک باز می کند، یک حساب کوتاه مدت که مبالغ اعضا در آن واریز    می شود  تا به آن سود تعلق گیرد و دیگری حساب جاری است و این طور عمل می شود که مبلغ وام افراد پس از طی مراحلی که در بالا توضیح داده شد توسط مامور امور بانکی از حساب کوتاه مدت به این حساب انتقال داده می شود تا عضو بتواند طی یک فقره چک آن را دریافت کند.پس با این تفاسیر مشخص شد که از حساب جاری فقط در زمان برداشت پول استفاده       توسط عضو یا طرف قرار داد پر می شود.

نیازهای محل

همان طور که قبلا توضیح داده شده مبلغی همراه با مبلغ ماهاینه که افراد به حساب خود واریز می کنند به حساب صندوق وارد می شود که در اساسنامه از آن به عنوان خیریه یاد شده است.

هدف از دریافت این پول می تواند نظافت محل یا کوچه در آخر هفته توسط یکی از ماموران شهرداری،نصب سطل زباله در کنار درب اهالی،نصب پارچه به مناسبت های مختلف و ...    است که پرداخت هزینه های آن توسط یک فقره چک انجام می شود به غیر از پارچه نویسی و دستمزد مامور شهرداری که به صورت نقدی پرداخت می شود و طی یک رسید مشخص می شود که دستمزد خود را دریافت کرده است و همین طور از پارچه نویس هم در فاکتور دریافت می شود.